La comunicación interna con SMS. Fácil, rápido y eficaz para enviar documentos

El SMS sigue siendo una fórmula muy efectiva para enviar cierto tipo de información y documentación. Las empresas pueden ser vulnerables a ciberataques o desastres naturales, por ese motivo hay que valorar la importancia de la comunicación interna con SMS.

En momentos difíciles o de crisis, una buena comunicación es clave para que los empleados puedan recibir información actualizada. También para que encuentren el apoyo que necesitan por parte de la empresa. Además, el teléfono móvil se ha convertido en una herramienta de trabajo muy útil.

Si bien es cierto que el uso del WhatsApp está muy extendido, cuando se envía un SMS con ficheros adjuntos tendremos una información rápida y directa,  pero sobretodo segura. Por lo tanto, estamos ante un canal de comunicación muy efectivo y seguro.

¿Cómo enviar mensajes SMS con documentos?

Uno de los principales beneficios de enviar ficheros adjuntos en el SMS es que se puede ver detalladamente toda la información. Tan solo hay que hacer clic sobre el enlace que llega directamente a través del mensaje SMS al móvil.

Según las estadísticas, este tipo de mensaje tiene la probabilidad del 98 % de ser leído una vez se abre. Esto indica que es un canal de comunicación muy efectivo y lleno de ventajas.

La comunicación interna con SMS. Fácil, rápido y eficaz para enviar documentos.

Una de las principales dudas que surge es cómo hacer el envío de un fichero PDF adjunto en el mensaje SMS. En este sentido, cabe destacar que es importante incluir un enlace asociado al fichero accesible en internet. A continuación, se ofrece información sobre los pasos a seguir:

• El primer paso es publicar el fichero y asociarlo a un enlace en la sección de ficheros del apartado adjunto. El enlace acortado se puede utilizar o seleccionar en formularios de envío.
• También es posible publicar el fichero en alguna plataforma online y optimizar el consumo de datos del destinatario para mejorar la experiencia de lectura. La URL pública debe incluirse en un mensaje y activar la propiedad que dice “reemplazar links” de las preferencias de la cuenta.
• Posteriormente, se enviará un SMS con un enlace acortado y se podrán obtener las estadísticas de clics en el enlace del archivo.
• Se recomienda utilizar plataformas que permitan visualizar los ficheros PDF o comprimir y optimizar el tamaño, las dimensiones del fichero y la resolución.

Cabe destacar que un mensaje SMS estándar tiene una capacidad máxima de 160 caracteres y solo se puede utilizar el alfabeto GSM. Además, se recomienda minimizar el peso del recurso enlazado en la medida que se pueda.

Ejemplos de usos de los SMS en comunicación interna

El envío de SMS fortalece la comunicación interna en el equipo de trabajo. Además genera una mayor participación e interacción entre ellos. Algunos de los usos que se pueden realizar son los siguientes:

• Enviar una encuesta interna pidiendo la colaboración de todos los empleados.
• Hacer una campaña promocional de un producto o servicio de la empresa, para ello podría solicitar a todos los empleados que la difundan con sus contactos personales.
• Planificar y gestionar informaciones relacionadas con ajustes en el calendario laboral y nuevos horarios.
• Enviar mensajes de RR.HH sobre la vida de la empresa, ofertas de contratación interna, consultas y peticiones asesoramiento.
• Usar este canal para enviar informes o comunicados de prensa relacionados con la actividad de la empresa.
•  Enviar información sobre normativas o políticas empresariales que afecten a todos los trabajadores.

Los trabajadores pasan gran parte de su tiempo en la oficina, empresa o en la fábrica, por esa razón la estrategia de comunicación interna con SMS puede ser muy efectiva dentro de la cultura corporativa. Y también a la hora de generar un buen ambiente laboral.