Publicación: 25.05.2016
Última actualización: 29.11.2017
Última actualización: 29.11.2017
Mensajes SMS como herramienta imprescindible en congresos
En eventos como conferencias, congresos o ferias la comunicación tanto con los asistentes como con los expositores o conferenciantes es una parte clave. Con el envío de SMS se agiliza la comunicación y se gestiona con más facilidad el evento.
En un evento de grandes características hay mucha gente implicada. Ya sean los propios organizadores o los trabajadores del evento, con un equipo tan grande la comunicación acostumbra a ser complicada.
A esto le sumamos la gran cantidad de asistentes con los cuales tendremos que gestionar las entradas, informar de los horarios de las conferencias, avisar ante cualquier cambio y asegurar que su experiencia es positiva.
Al principio tantos agentes con los que mantener la comunicación puede parecer abrumador pero los servicios de mensajes SMS ayudan a gestionar todos las comunicaciones sin problema y de forma organizada.
La comunicación SMS como herramienta de organización
La comunicación SMS no son un medio que requiera una gran inversión como podría ser la creación y mantenimiento de una aplicación móvil para el evento.
Los SMS son muy rentables y nos ofrecen una serie de características que no tienen las aplicaciones móviles. Por un lado, tendremos constancia de si el SMS ha sido enviado correctamente, nos notifica al instante si ha habido un fallo de envío. Además podemos comunicarnos con la base de datos de nuestra empresa, en su totalidad o de forma segmentada. Esto nos permitirá comunicar el evento programado con mensajes específicos para los asistentes, para los empleados del evento y para los organizadores.
Usos y funciones de los mensajes SMS para congresos:
Los SMS no son sólo una herramienta para gestionar equipos sino que pueden ser usados para marketing, es decir, asegurar la asistencia de los participantes para aumentar el aforo con el segmento que nos interesa. En el artículo de hoy enumeraremos todas las funcionalidades de los SMS tanto en aspectos de marketing como en aspectos de organización interna.
– Promover la asistencia: Queremos que en el evento asistan el máximo de personas posibles. Los SMS masivos son una herramienta muy efectiva para maximizar la asistencia e informar al cliente y confirmar datos.
Los eventos implican una gran inversión de dinero que tendremos que rentabilizar con la asistencia, un SMS previo al evento puede ayudar a reducir ausencias y recuerda la asistencia para que los participantes no se olviden de la cita.
– Registros y Check-in: Con un mensaje SMS podemos asegurar el registro de los asistentes.
Los SMS se leen en un 98% de los casos y los emails sólo se leen en un 20%. En muchos casos, si nos comunicamos únicamente con newsletters tenemos el peligro de tener una baja tasa de apertura o de impacto.
Para asegurar los registros y contabilizarlos podemos incluir una URL en el texto del mensaje para que los asistentes se dirijan directamente a la página de registro.
– Captación de asistentes de ediciones pasadas: Si en el evento anterior creamos una base de datos podemos usarla para volver a invitar los usuarios que asistieron a nuestra última edición del evento. Este tipo de técnica nos permite fidelizar estos usuarios que están interesados en el evento.
– Dar la bienvenida e informar sobre el evento: Un SMS recordatorio, como comentábamos antes puede asegurar la asistencia de muchos participantes. Debemos crear SMS masivos de bienvenida para que los asistentes se sientan próximos y además podemos informar sobre las formas de acceso al evento, la localización de la puerta de acceso y aquellos detalles que puedan facilitarle mucho la llegada al congreso, feria o evento.
– Notificar el horario: Con una base de datos bien segmentada esta tarea es muy útil. Podemos informar de las conferencias y las horas en que se harán, podemos ofrecer información sobre las próximas presentaciones, sobre quienes serán los expositores y sobre los temas que se tratarán.
Además todos estos SMS pueden estar patrocinados por los expositores y así el coste de organización baja y los eventos aumentan la asistencia y por tanto convierten cualquier actividad en un éxito.
Incluyendo un enlace ó URL podemos destinar una página web que presente al expositor y a la temática que tratará.
– Comunicación interna con SMS: Los servicios SMS nos permiten establecer canales de comunicación internos inmediatos. Tener una plataforma SMS permite notificar alertas de seguridad, avisos importantes de cualquier parte del evento, notificar a los conferenciantes sus horarios y localizaciones, comunicar los problemas técnicos e informar ante cualquier emergencia. Cualquier tema importante o urgente se puede comunicar con un SMS entre los trabajadores del evento y podrán, así actuar de forma rápida.
– Códigos para actividades específicas: Para las reuniones privadas, cenas o conferencias organizadas para asistentes VIP se puede mandar un código de acceso para que los asistentes no tengas que imprimir entradas y para controlar el acceso. Sólo los usuarios con un SMS y código podrán acceder.
– Notícias destacadas: Para mantener los asistentes informados de todas las actividades y de aquellas noticias relevantes relacionadas. Lo más recomendable es mandar SMS con enlaces a la newsletter del resumen del día. De esta manera aumentamos mucho la lectura de una newsletter o comunicado.
– Cupones: Los cupones también pueden ser un recurso dentro del evento. Podemos mandar descuentos para la zona de restauración y así asegurar el consumo dentro del evento. Esto favorece a los negocios que han invertido en el congreso y que prestan servicios añadidos a nuestros asistentes.
– Concursos: Este aspecto nos interesa sobre todo para los patrocinadores. Son los que han invertido en el desarrollo del evento y los que quieren sacar más rentabilidad con lo que crearán concursos y sorteos para poder generar una base de datos interesante para su negocio. Con mensajes SMS podemos informar de estos concursos y crear una urgencia para participar al momento.
– Encuestas y feedback: Al final del evento es importante recoger la máxima información posible sobre la experiencia del público. Con un mensaje podemos lanzar encuestas o preguntas que se puedan responder con otro SMS o simplemente adjuntar un enlace o URL que lleve a una encuesta y esta se almacene automáticamente en nuestra base de datos.
– Post-evento: El post-evento es tan importante como el evento mismo. Es el momento de fidelizar los asistentes y que creen un recuerdo en relación al evento. La técnica preferida entre organizadores de eventos son las notas de agradecimiento y podemos dinamizar este proceso con un simple SMS. Los SMS masivos nos permiten dar las gracias a los asistentes de forma sencilla y eficaz, además podemos añadir algún link con información resumen del evento o invitación a la próxima edición.
Todos los clics a los links enviados con los SMS pueden ser registrados con el servicio de WebSMS con lo que podremos ver el rendimiento de nuestra estrategia. Al cerrar el evento podremos saber el impacto de todos los SMS y analizar la comunicación generada y el impacto de esta.
La comunicación SMS nos sirve tanto en la organización del evento como en el desarrollo de este. También podemos medir el impacto de las comunicaciones y la experiencia de los asistentes. Es una herramienta de comunicación con múltiples funciones que puede agilizar muchísimo el trabajo de gestión del evento de principio a fin.
Como vemos en la infografía los SMS masivos son una herramienta que tejen una red completa de comunicación tanto interna como externa, entre asistentes y entre trabajadores. Sus múltiples funcionalidades pueden ayudar a mejorar muchísimo la experiencia de los asistentes, hacerlos participar, crecer el networking y desarrollar todas las actividades sin problemas e informando a todo el mundo.
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