SMS estratégicos en ETTs y RRHH: menor descoordinación, mayor eficiencia operativa

El contexto

Una empresa de trabajo temporal con 10 años en el mercado español gestiona cada mes más de 1.200 candidatos. Además, coordina procesos para más de 80 compañías clientes. Hasta la fecha, su departamento de RRHH organizaba entrevistas, turnos y notificaciones de altas/bajas mediante llamadas, correos y hojas de cálculo.

Este modelo generaba una serie de ineficiencias, retrasos en las confirmaciones y falta de visibilidad tanto para los candidatos como para los gestores.

El reto

Antes de adoptar la plataforma SMS de Labsmobile, la compañía afrontaba:

• Bajas tasas de respuesta: Las confirmaciones de entrevista se quedaban por debajo del 48 %. Esto ralentizaba la planificación y obligaba al equipo a realizar múltiples llamadas y envíos de correo para asegurar la asistencia.
• Largos plazos de cierre: Desde que se proponía una entrevista hasta que se confirmaba y se realizaba, transcurrían de media 4–5 días, dilatando todo el proceso de selección y retrasando las incorporaciones.
• Sobrecarga administrativa: El equipo de RRHH destinaba hasta el 60 % de su jornada a tareas repetitivas de seguimiento manual. Esto restaba tiempo a actividades de mayor valor estratégico.
• Descoordinación en los turnos: Los cambios de última hora en los turnos pasaban inadvertidos al no contar con notificaciones automáticas. De esta manera se generaban huecos sin cubrir y descoordinación con las empresas clientes.

La solución

Tras integrar la mensajería SMS de Labsmobile con su CRM, se habilitaron flujos automatizados clave:

• Recordatorios automáticos de entrevistas y fechas de incorporación, enviados 24 h y 1 h antes de la cita, para asegurar que tanto candidatos como responsables tuvieran siempre la información fresca.
• Confirmaciones instantáneas a través de respuestas de texto (“1 = OK, 2 = Reagendar”). De este modo el sistema capturaba y registraba al momento la disponibilidad del candidato sin intervención manual.
• Alertas de turnos que notifican inmediatamente a los trabajadores sobre nuevos horarios o cambios urgentes, incluyendo un enlace directo a la plataforma de gestión para consultar detalles y aceptar modificaciones.
• Envío masivo segmentado de ofertas de empleo dirigido a perfiles específicos, incrementando la relevancia de cada mensaje y mejorando notablemente la tasa de conversión.

Resultados

• Se alcanzó una tasa de lectura del 96 % en los primeros cinco minutos tras el envío de cada SMS, garantizando que los mensajes llegaran y fueran vistos de inmediato.
• El tiempo medio de confirmación de entrevistas se redujo de cinco días a apenas ocho horas, acelerando notablemente el proceso de selección.
• Gracias a los recordatorios automáticos, las ausencias a entrevistas disminuyeron un 40 %, mejorando la ocupación de cada slot programado.
• La compañía logró un ahorro del 58 % en costes asociados a llamadas y tareas manuales de seguimiento, liberando presupuesto y recursos internos.
• La puntualidad en las incorporaciones creció un 29 %, al notificar a los trabajadores sus turnos con antelación y confirmación inmediata.
• El equipo de RRHH ganó un 43 % más de eficiencia, al dejar de invertir tiempo en gestiones repetitivas y poder centrarse en decisiones estratégicas.

Testimonio

“Con Labsmobile hemos conseguido transformar nuestro proceso de selección. Ahora, en cuestión de minutos, confirmamos entrevistas, organizamos turnos y enviamos ofertas. El SMS es nuestra herramienta estrella que nos permite garantizar que cada candidato y cliente esté siempre informado y comprometido.”

—Responsable de RRHH

Conclusión

Este caso que se ha presentado demuestra cómo la digitalización de la comunicación, a través del canal SMS, puede marcar un antes y un después en la operativa diaria de una ETT.

La adopción de este canal no solo mejora la eficiencia en la coordinación de procesos, sino que también reduce significativamente los tiempos de respuesta, las ausencias y la carga administrativa, entre otros muchos casos.

Con una implementación sencilla y una API que se integra fácilmente con tus sistemas, el SMS se convierte en una herramienta estratégica para garantizar una comunicación ágil, profesional y efectiva, tanto con candidatos como con clientes.

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